Nos Prestations

Projet

Nous vous rencontrons pour analyser votre projet et vous présenter le contenu de nos services.Nous vous accompagnons pour le montage de votre dossier de candidature.

Gestion financière

- Elaboration du budget prévisionnel, le coût de notre prestation est incluse
- Ouverture d’un compte, enregistrement des recettes, règlement des dépenses
- Possibilité d’avance financière
- Etablissement du bilan financier

Communication

Nous mettons en place les outils de communication nécessaires à la diffusion des informations relatives à votre manifestation.
- Création de la charte graphique et d’un logo
- Réalisation graphique du site internet, insertion des contenus en français, anglais et espagnol
- Mise en ligne des logos et liens vers les partenaires/sponsors
- Création de documents promotionnels (affiches, flyers, plaquettes, dépliants etc.)
- Gestion des listes de diffusions
- Aide à la mise en page des résumés scientifiques à travers la réalisation d’un livre des résumés
- Gestion des impressions sur différents supports
- Réalisation d’un dossier de partenaires/sponsors

Financements

Public
Nous nous chargeons des demandes de subventions en fonction de la thématique du congrès et des institutions concernées
Privé
Nous vous apportons votre aide dans la gestion des exposants par la conception du dossier de présentation, technique et financier, jusqu’à l’installation du stand

Inscriptions en ligne

- Mise à disposition de la plateforme d’inscription en ligne
- Création de comptes personnalisés, choix des activités (options incluses ou payantes)
- Paiement en ligne sécurisé et autres paiements possibles (virement bancaire, chèque, bon de commande)
- Mise à disposition de la plateforme de dépôt de résumés

Conférenciers et congressistes

Nous assistons les congressistes et conférenciers dans le suivi de leurs inscriptions, et nous assurons la gestion des invités au niveau de leurs transports et de leurs hébergements. L’anglais, l’espagnol, l’italien et le polonais sont des langues utilisées par les personnels de la Cellule Congrès.

Logistique

Nous vous conseillons sur les lieux de réception, les activités, le choix des partenaires et vous proposons un programme social adapté à vos envies et à votre budget. Nous gérons l’intégralité de la logistique sur place.
- Choix des fournisseurs et établissement des devis
- Organisation du dîner de gala et des sorties culturelles
- Accueil bilingue des participants et confection des documents remis
- Accompagnement logistique tout au long de la manifestation
- Mise à dispositions de grilles posters et matériels informatiques

Hébergement

Nous avons négocié des tarifs avec différents hôtels ou résidences hôtelières, et mettons à dispositions d’autres possibilités offertes selon la demande.